El protocolo en las reuniones de trabajo



Sin importar si las odias o las amas, las reuniones de trabajo son parte del día a día de casi todas las oficinas. Éstas pueden ser utilizadas para planificar la semana, para solucionar un problema, para elaborar una nueva propuesta o incluso para sacar nuevas ideas. Algunas incluyen a personas de diferentes departamentos o a gente que tienen un cargo más alto que el tuyo y por tanto es fundamental que te comportes de la manera correcta.

Aunque a veces parezca obvio, la realidad es que las reglas de protocolo en reuniones de trabajo son poco conocidas, pero pueden convertirse en una gran herramienta. Sigue leyendo para descubrir cuáles son las más importantes.

Llega puntual

En cuestiones de comunicación, la puntualidad te ayuda verte como una persona responsable la cual no sólo se preocupa por su tiempo, sino también por el de los demás. Así que si quieres empezar tu junta con el pie derecho es importante que llegues a la hora.



Haz presentaciones

Si tú eres quien organiza la reunión y ésta involucra a personas de diferentes áreas, es fundamental que antes de empezar la junta te tomes unos minutos para presentar a los integrantes. Protocolariamente debes presentar primero a la personas de mayor rango mencionando su título y el puesto que tienen dentro de la empresa.

Establece un objetivo

Hay estudios que demuestran que en la mayoría de las empresas las reuniones no son nada productivas. Para que no te pase esto es importante que antes de empezar establezcas un objetivo. Éste además de ayudarte a hacer que la junta sea mucho más productiva también puede hacer que dure mucho menos tiempo.

Siéntate bien

Cuando las juntas de trabajo duran mucho tiempo, mantener una postura erguida puede ser difícil, pero al hacerlo lograrás proyectar seguridad, profesionalismo e interés. Trata de pegar tu espalda al respaldo y de mantener la espalda derecha. Si es necesario puedes ajustar la altura de la silla o la posición del respaldo.

Habla claro

Hay ocasiones en las cuales las reuniones de trabajo involucran a mucha gente, y para que todos logren escucharte es necesario que hables fuerte y claro. Además, al hablar en voz muy baja los demás te verán como una persona insegura y débil. Aprovecha este tipo de reuniones para mostrarte como alguien seguro y líder.



No interrumpas

Aun cuando alguien esté hablando de un tema que a ti también te interese discutir es fundamental que no lo interrumpas. Al hacerlo lo único que lograrás es que los demás te vean como una persona maleducada. En caso de que quieras hablar es necesario que esperes  a que esa persona termine de hablar o haga una pausa para dar tu opinión.

Evita el uso de aparatos electrónicos

Hoy en día es muy común ver que todas las personas que están en una reunión lleven consigo su computadora, tablet y celular. Y aunque estos aparatos nos sirven para estar conectados, si no vas a usarlos para tomar notas de la reunión lo mejor será que evites llevarlos. Éstos además de ser un distractor también se pueden convertir en una barrera de comunicación, así que no caigas en el phubbing.

Toma en cuenta todas estas reglas de protocolo la próxima vez que tengas una reunión de trabajo. Al seguir las reglas de protocolo de las reuniones de trabajo lograrás tener un mejor desempeño y por lo tanto dejarás una excelente impresión.



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