Existen muchos mitos alrededor de las normas ISO. Muchos creen que estos estándares de calidad reconocidos a nivel mundial requieren de mucho trabajo y papeleo, y que además son costosos. Pero la realidad es distinta.
En la práctica, este conjunto de normas busca que las empresas puedan aplicar eficazmente nuevas tecnologías en sus procesos. Además, generan un flujo de información que posibilita administrar de mejor forma los recursos y ofrecer una mejor calidad de servicio.
Conoce a continuación diez pasos para sacar tu certificación ISO. Vas a descubrir que es un proceso mucho más sencillo de lo que parece.
1. Estudia las Normas ISO
Si vas a iniciar el proceso para certificar a tu empresa, es necesario que te informes al respecto. ¿Qué documentación necesitas? ¿Cuánto te cuesta? ¿Cuáles son los requisitos? Cuanto más sepas y más organizado seas, más rápido y fácil será el período de auditoría. Es importante también que tus empleados conozcan esto, para que ellos puedan realizar los cambios necesarios.
2. Realiza una auditoría previa a la oficial
Para no perder el tiempo, antes de buscar la certificación, realiza tú mismo una auditoría en tu empresa. En este caso, de nuevo es importante informar a tus trabajadores acerca de lo que se está haciendo, el por qué y lo que se espera encontrar en los resultados.
3. Asígnale la gestión de las normas ISO a un equipo o profesional
Ya sea a través de la creación de un nuevo departamento, la contratación de personal o la reestructuración de un equipo, asegúrate de que la gestión de las normas ISO sea la tarea principal de alguien en tu empresa. Si lo haces, habrá alguien que le podrá dedicar todo su tiempo a estos objetivos y así evitarán involucrar a otros trabajadores que quizás tienen metas distintas. El rol de estos empleados será llevar a cabo las auditorías previas y posteriores, capacitar y ver qué cambios deben realizarse.
4. Decide con mucho cuidado qué organización te certificará
Cuando hablamos de la organización ISO nos referimos a la entidad que diseña las normas, pero la certificación deberá ser entregada por otra empresa. Para elegir, revisa las acreditaciones de cada compañía, consulta si tienen experiencia en tu rubro, y si ofrecen servicios que también te podrían servir en el futuro. Por supuesto, compara precios y revisa el prestigio de cada institución.
5. Establece qué cambios debes hacer
Cuando sepas en qué estado está tu empresa y qué es lo que necesitas hacer para conseguir la certificación ISO, diseña el plan de trabajo para implementar los nuevos procesos. Es importante trabajar con los profesionales que pusiste a cargo de esta tarea y documentar cada paso que dan en un Manual de Calidad, al que todos los trabajadores involucrados puedan tener acceso.
6. Implementa las normas ISO
Es momento entonces de comenzar las operaciones de la empresa bajo las normas ISO establecidas. Es ahora que se solicita la certificación.
7. No pierdas el control ni la rigurosidad
Después de todo el esfuerzo invertido en este proceso, no pierdas el control de la calidad de tu empresa. Revisa cómo se aplican las normas en cada departamento y compara el antes y el después.
8. Corrige los errores
Seguro encontrarás fallas o errores: no te desesperes, siempre son buenos para aprender. Corrígelos y no tardes en evaluar el desempeño del departamento en el que se realizaron estas modificaciones.
9. Difunde información acerca de los cambios realizados
Ya sea a empleados que no fueron afectados por la normativa, como a clientes, proveedores y el público en general: difunde informes que den a conocer data acerca de las certificaciones y los cambios realizados. Esto puede atraer nuevas oportunidades de negocios y también generar más confianza en quienes ya eligen a tu empresa. Es necesario hacer hincapié en la importancia de estas modificaciones.
10. Diseña un plan de auditorías sistematizado
Debes desarrollar una forma de auditar la empresa que sea estructurada y esté sistematizada. Establece cada cuánto se harán estas observaciones y de qué manera. La constancia es clave para mantener la calidad.
