Una auditoría financiera bien planificada aporta transparencia, confianza ante inversores y entidades financieras, y ayuda a detectar áreas de mejora en tus controles internos.
1. Definir el alcance y objetivos de la auditoría
Antes de iniciar, determina:
- El tipo de auditoría: interna (conducta propia) o externa (firma de auditoría independiente).
- El alcance: periodos contables (por ejemplo, ejercicio fiscal completo o trimestre), áreas cubiertas (inventarios, cuentas por cobrar, gastos, impuestos) y normas aplicables (NIIF, NIA, normativas tributarias locales).
- Los objetivos: verificar exactitud de estados financieros, evaluar control interno o asegurar cumplimiento tributario.
2. Designar un equipo responsable
- Nombra a un coordinador interno que sea punto de contacto con los auditores.
- Identifica responsables de cada área (contabilidad, tesorería, compras, ventas, recursos humanos y TI).
- Establece un cronograma de actividades, plazos y reuniones de seguimiento.
3. Revisar y reforzar el control interno
Un sistema de control interno sólido facilita el trabajo de auditoría y reduce riesgos de error o fraude.
- Documenta los procesos clave: compras, ventas, pagos, cobros y conciliaciones bancarias.
- Implementa políticas claras de autorización de gastos y segregación de funciones (quien aprueba no ejecuta).
- Usa checklists para revisiones periódicas de facturación, nómina e inventarios.
4. Organizar y validar la documentación soporte
Mantener a la mano todos los soportes es esencial para agilizar la verificación de transacciones.
- Estados de cuenta bancarios completos y conciliaciones mensuales.
- Libros contables (diario, mayor y auxiliares) actualizados y ajustados.
- Comprobantes de pago (facturas, boletas, notas de crédito y débito) debidamente foliados.
- Contratos, pólizas de seguro, arrendamientos y documentación legal relevante.
- Registros de inventarios y hojas de conteo físico.
- Nóminas, planillas y boletas de pago de remuneraciones y aportes sociales.
- Declaraciones de impuestos presentadas (IGV, renta, retenciones y percepciones).
5. Realizar conciliaciones y ajustes previos
Antes de la auditoría, efectúa:
- Conciliaciones bancarias completas al cierre del periodo.
- Conciliaciones de impuestos: coteja libros con declaraciones SUNAT.
- Revisión de provisiones: calculo y registro de provisiones para cuentas por cobrar de difícil cobranza, depreciación de activos y provisiones laborales (CTS, vacaciones).
- Arqueo de caja y verificación de fondos menores.
- Asientos de ajuste por devengados, prepagos y amortizaciones según políticas contables.
6. Preparar un ambiente óptimo de trabajo
Facilita a los auditores:
- Un espacio físico o virtual con acceso controlado a documentación y sistemas contables (ERP o software administrativo).
- Credenciales de usuario con permisos limitados para consulta de información.
- Un canal de comunicación claro para resolver consultas y solicitudes de información adicional.
7. Coordinar entrevistas y walkthroughs
Organiza reuniones con responsables de cada área para:
- Explicar procesos y controles internos.
- Realizar walkthroughs (recorridos de procesos) que permitan a los auditores entender el flujo de transacciones desde su origen hasta el registro en contabilidad.
- Identificar posibles puntos de mejora y aclarar dudas sobre políticas contables.
8. Monitorear el avance y resolver observaciones preliminares
- Mantén un registro de solicitudes de información y su estado de cumplimiento.
- Atiende observaciones preliminares del equipo auditor: corrige errores o documenta la justificación de cada partida.
- Actualiza el cronograma ante imprevistos para garantizar la entrega oportuna de la auditoría.
9. Revisión final y emisión de informe interno
- Realiza una revisión interna de los estados financieros ajustados antes de la reunión de cierre.
- Valida que todas las salvedades y recomendaciones estén documentadas.
- Prepara un informe interno con hallazgos principales, planes de acción y responsables de implementación.
10. Presentación de resultados y seguimiento
- Organiza la reunión de cierre con la gerencia y el consejo (si aplica) para exponer:
- Opinión del auditor (limpia, salvedades, adversa o denegada).
- Hallazgos de control interno y áreas de riesgo.
- Recomendaciones de mejora y cronograma sugerido.
- Asigna responsables y establece plazos para implementar las recomendaciones.
- Programa auditorías de seguimiento (interna o externa) para validar avances y consolidar un ciclo de mejora continua.
Siguiendo estos diez pasos, tu pyme estará preparada para una auditoría financiera eficiente, minimizará sorpresas y aprovechará el proceso para fortalecer sus controles, optimizar procesos y ganar credibilidad ante inversionistas y entidades financieras.