Muchas veces los negocios trabajan con cuadernos en los que se anotan todas las ventas y los gastos. Esa libreta, por más borrador que sea, siendo una herramienta, digamos, artesanal, igual es muy importante porque de allí obtendremos la información del negocio.

Pero si el empresario quiere crecer, sobre todo si pretende ser apoyado por cualquier entidad financiera, el requerimiento que le van a hacer no será el de su cuaderno preferido, sino sus estados financieros, los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, entre otras cosas.

Para cumplir con esos requerimientos contamos principalmente con tres herramientas, que son denominados estados financieros. Éstas son:

• Balance General
• Estado de Resultados de pérdidas y ganancias
• El estado de flujo de caja

Balance general

El balance es el estado financiero de la empresa en un momento específico. Es como una foto del momento, por ello siempre es importante expresar la fecha. El balance general describe a la empresa en términos de activos, pasivos y patrimonio neto o capital.

ACTIVOS

Los activos son aquellos recursos económicos controlados por una empresa que son posibles de ser medidos en dinero. Es decir, con su venta o empleo serán capaces de convertirse en dinero de acuerdo a las actividades que realice la empresa.

Los activos buenos son aquéllos capaces de generar más ingresos. La idea es que toda inversión se refleje en utilidades. Una buena inversión en activos sería, por ejemplo, maquinaria, tecnología o un nuevo local, si es que éstos nos van a permitir producir, vender más y hacer crecer el negocio.

Los activos malos son aquellos que te generan gasto y que no generan ingresos. Por ejemplo, un auto para lucirlo o pasear los domingos no es recomendable. Una máquina que no produce y es comprada para guardarla también generaría gastos, se deprecia y redunda en pérdidas. Un local que no entra a operar tampoco es bueno.

PASIVOS

Los pasivos son las deudas u obligaciones que se deben pagar en dinero, en insumos o servicios. No solo son pasivos las cuotas que debemos pagar al banco sino también las deudas con proveedores que nos dan crédito.

Hay dos tipos de pasivos. El pasivo malo podría ser un préstamo que ha sido convenido para pagar otra deuda. En ese caso simplemente sigues cavando un hueco en tus cuentas a futuro. Un pasivo bueno, en cambio, es aquel que, como un préstamo que sirve para comprar activos, nos va a generar en el futuro más producción e ingresos.

PATRIMONIO

Vendría a ser el valor neto de la empresa, es decir, la resultante de restarle los pasivos totales a los activos totales. El patrimonio está constituido por acciones y utilidades no distribuidas.

Las mejores decisiones

Con esa información, sea con dinero propio o con un financiamiento vía entidades financieras, el empresario deberá tomar decisiones importantes en tres temas puntuales.

1. Inversiones
Para asegurar el funcionamiento futuro de su empresa uno tiene que invertir en ella. Si puedes aportar el capital, entonces tomarás la decisión de invertir en activos, es decir, máquinas, insumos, mercadería. La idea es aumentar tus activos para crecer.

2. Financiamiento
Si no tienes suficiente capital para aportar en pro de la inversión o no quieres tocarlo para no descapitalizarte, entonces debes generar un préstamo para comprar activos. Puede ser por el monto total, pero otro buen camino es invertir por cuenta propia el 50% y pedir prestado lo restante.

3. Utilidad neta
La otra pregunta es qué hacer con la utilidad neta. Después de comprar activos, generar pasivos, gastos y pagar impuestos, muchas veces uno comete el error de hacer gastos que no competen al funcionamiento del negocio. No debemos distraer el dinero de esa utilidad en cosas como comprar un auto o irse de viaje. Lo que hay que hacer es comprar más activos. Puede ser un terreno, otro local, más maquinaria o lo que fuere necesario y siempre con el objeto de incrementar nuestros activos y patrimonio.